Aktenerfassung

Aktenerfassung - in Aktenkartons, beschriftet mit wichtigen Daten, digitale Erfassung für leichten Zugang, weniger Platz zur Aufbewahrung, Einhaltung der gesetzlichen Fristen

AktenerfassungDie Aktenerfassung ist eines der unliebsamen Aufgaben im Büro, es kostet Zeit und Mühe, auch körperlich ist so eine Aktenerfassung sehr anstrengend. Eigentlich nicht der Job, den man nebenbei, zusätzlich zum Tagesgeschäft erledigen kann. Die Aktenerfassung einem Auszubildenden zuzumuten ist erstens nicht gerade nett und zweitens vielleicht auch nicht ganz zuverlässig, denn später muss sicher sein, dass die Aktenerfassung richtig war, also in der richtigen Reihenfolge in die Aktenkartons reingepackt, die Kartons mit allen wichtigen Daten beschriftet wurden. Damit die Akte nach der Aktenerfassung wieder leicht aus dem Karton entnommen werden kann, falls notwendig, müssen die Aktenrücken natürlich nach oben zeigen. Je nach Betrieb sind die Daten, die auf dem Aktenkarton stehen müssen auch unterschiedlich, je größer ein Betrieb, desto umfangreicher die Aktenerfassung, da ja die Firma meist in Abteilungen und oder Bereiche unterteilt wurde, es gibt unterschiedliche Kostenstellen. Bei so einer Aktenerfassung stellt man häufig fest, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, weshalb hauptsächlich die Aktenerfassung stattfindet, eines der Hauptmerkmale einer Aktenerfassung ist und am schwersten zu erfassen, denn dazu muss man die gesetzlichen Fristen genau kennen und jede Akte danach prüfen. Das Feststellen wie lange die Akten bei der Aktenerfassung in den jeweiligen Aktenkartons noch aufbewahrt werden müssen ist recht mühselig und erfordert eine gute Konzentration.

Ob man sich das nun vorstellen kann oder nicht, so eine Aktenerfassung kann oft Tage dauern, kein Wunder, bei der Menge an Papierkram, der sich im Laufe der Zeit ansammelt, vielen Geschäftsleuten ist dies zu viel Papier, sie fühlen sich zurückgeworfen ins Papierzeitalter, der Zugang zu den Akten aus der Aktenerfassung ist ihnen zu mühevoll. Sie wollen zurück ins digitale Zeitalter, was man ihnen auch nicht verdenken kann, denn die Aktenerfassung ist schon sehr mühselig, wenn man dann auch noch bei jedem Zugang zu den Akten aus der Aktenerfassung auch nochmal die Last des Papiers fühlen muss, indem man sich erst an den Ort der Aktenerfassung begeben muss, muss nicht in den eigenen Räumen sein, viele lagern ihre Akten aus der Aktenerfassung extern in Lagerhäusern. Eine digitale Aktenerfassung ist um einiges aufwendiger noch als eine normale Aktenerfassung, aber die Mühe lohnt sich sehr, denn erstens reduziert sich der Platz der nötig ist zur Aktenerfassung und Aktenaufbewahrung ungleich weniger und zweitens ist der Zugang zu den Akten aus der Aktenerfassung sehr einfach und es geht schnell. Die Qualität der Schriftstücke leidet nicht, denn es ist ja alles digital. Für welche Art der Aktenerfassung man sich auch entscheidet, man sollte sich darüber im Klaren sein, dass es viel Zeit braucht, Konzentration und dass man es den eigenen Mitarbeitern kaum zusätzlich zu der normalen Arbeit zumuten kann.

Wie macht man sich die Aktenerfassung leicht? Ganz einfach, man beauftragt eine Firma, die sich darauf spezialisiert hat, schauen Sie sich genau um und nehmen Sie nicht die erst beste Firma, die sich anbietet, vergleichen Sie, klar ist das ganze bei der Aktenerfassung auch eine Preisfrage, aber suchen Sie auch nach Zeichen für Kompetenz, zum Beispiel können Sie sich bevor Sie sich entscheiden, wer die Aktenerfassung machen darf, die Webseiten und Homepages der Unternehmen, die in Frage kommen für die Aktenerfassung anschauen. Ein guter Auftritt im Web sagt viel über die Kompetenzen eines Unternehmens. Ganz egal wie Sie sich entscheiden, denken Sie daran, dass Aktenerfassung auch eine Vertrauenssache ist, denn oft enthalten Akten auch empfindliche Daten, die nicht jeder zu Gesicht bekommen sollte, schon allein aus Datenschutz Gründen, die auch bei der Aktenerfassung nicht außer Acht gelassen werden sollten. Diskretion und absolutes Vertrauen sind in der Aktenerfassung also enorm wichtig.

Wenn Sie sich für eine Firma entschieden haben, die die Aktenerfassung vornehmen soll und diese Firma alles zu Ihrer Zufriedenheit erledigt, können Sie sich entspannen, denn es macht Sinn, die Aktenerfassung auch in Zukunft von dieser Firma vornehmen zu lassen, so ist es für beide Seiten einfacher und Sie ersparen sich viel Arbeit und Mühe auf der Suche nach einer vernünftigen Aktenerfassung, das will sich keiner jährlich antun. Die Zufriedenheit sollte auch bei so einer banal klingenden, aber doch recht empfindlichen Aktenerfassung voll da sein, denn sonst macht es keinen Sinn jemanden die Aktenerfassung anzuvertrauen, wenn man sich nicht sicher ist, dass diese es auch bewältigen können und dass alles korrekt abläuft und nichts Wichtiges vergessen wird bei der Aktenerfassung.

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